Aloilla kuten kiinteistöalalla, koneteollisuudessa ja energia-alalla, työtilausten hallinta on osa juoksevaa liiketoimintaa. Sillä on tärkeä tehtävä selkeyttää tehtävät työt, kuka ne tekevät, missä ja miten. Riippumatta siitä, onko työtilauksessa kyse tarkistuksen tarpeessa olevasta koneesta tai kiinteistönhoitajan käsiteltäväksi tulleesta vikailmoituksesta, on kaiken tiedon oltava saatavilla sille henkilölle, jonka tulee suorittaa kyseinen työ.

Perinteinen työtilausten hallinta sisältää haasteita, kuten aikaa vievää paperityötä ja tehotonta resurssien hallintaa. Sen seurauksena moni tekijä on siirtynyt digitaaliseen työtilausten hallintaan. Luottaminen paperilla, kynällä ja Excelillä tehtyyn työtilausten hallintaan sisältää joukon riskejä. Turvallisuus vaarantuu ja tietokatkoksia esiintyy. Nykyään työtilausten hallinta ei enää ole pelkästään työn tehdyksi tulemisesta huolehtimista. Lisäksi se myös vahvistaa kentän ja toimiston välistä yhteistyötä ja luo paremman palveluelämyksen asiakkaalle.

Tässä artikkelissa tarkastelemme lähemmin digitaalista työtilausten hallintaa ja nostamme esille kolme tapaa, miten se voi luoda lisäarvoa yritykselle ja asiakkaille.

Mitä digitaaliseen työtilausten hallintaan sisältyy?

Työtilaus sisältää kaikki yksityiskohdat, joita tarvitaan hoidettavana olevaan työhön. Termiä käytetään ahkerasti aloilla kuten kiinteistöalalla, konehuoltoalalla ja energia-alalla. Näillä aloilla työtilaus tarkoittaa usein korjausta, huoltotyötä tai asennusta. Työtilausten hallinnan tavoitteena on selvittää, miten työtehtävä hoidetaan. Tavallisesti työnjohtaja huolehtii siitä, että työtilauksessa on kaikki tarvittava tieto; mitä pitää tehdä, mitä materiaaleja käytetään, milloin työ pitää suorittaa ja kuka sen tekee. Jos tehtävä pitää hoitaa erityisten turvallisuusmääräysten mukaisesti, tämä tieto pitää löytyä myös työtilauksesta. Tämän jälkeen työtilaus jaetaan kenttätyöntekijälle, jonka tehtävänä on suorittaa työ. Digitaalisen työtilausten hallinnan avulla tämä prosessi voidaan hoitaa yhden ainoan järjestelmän kautta. Kaikki tärkeä tieto on koottuna järjestelmään, ja sen etuna on, että sitä voi käyttää sekä tietokoneella että tabletilla. Hyvä työtilausten hallinta mahdollistaa siis järjestelmällisen ja tehokkaamman työnkulun toimiston ja kentän välillä.

Kolme tapaa luoda lisäarvoa digitaalisen työtilausten hallinnan avulla.

Nostamme esille kolme tapaa, miten digitaalinen ja moderni työtilausten hallinta voi luoda lisäarvoa sekä yritykselle että yhteistyöhön asiakkaan kanssa.

1. Helposti saatavilla oleva tieto – koko ajan!

Yksi puutteellisen työtilausten hallinnan riskejä on, että kaikki tarvittava tieto ei löydy samasta paikasta. Kiinteistönhoitajalle ei ole mikään mieltä ylentävä kokemus noutaa paperipinollinen työtilauksia ja huomata, että tärkeitä tietoja puuttuu. Ja sama pätee asiakkaaseen, joka haluaa tietää, missä vaiheessa hänen asiassaan edetään, mutta hänet ohjataan ihmiseltä toiselle, koska kukaan ei osaa vastata. Se on vähintäänkin ala-arvoinen kokemus kaikille osallisille.

Digitaalinen työtilausten hallinta pyrkii poistamaan tarpeettomat tiedonpuutteet. Kun työtilaus hoidetaan digitaalisesti, sekä työnjohtaja että kenttätyöntekijä voivat varmistaa, että kaikki tarpeellinen tieto on saatavilla – ja molemmat osapuolet voivat seurata tilannetta reaaliajassa. Tämä mahdollistaa helpomman yhteyden asiakkaisiin, selkeän tiedonvälityksen kenttätyöntekijöille tehtävistään ja paremman yleiskuvan työnjohtajalle.

2. Anna asiakkaille parempi elämys

Asiakkaat pitävät tietysti hyvästä palvelusta, mutta teknologian kehittyessä myös asiakkaille muotoutuu uusia odotuksia ja vaatimuksia. Odotuksia, kuten entistä nopeampaa palvelua, tilannepäivityksiä ja mahdollisuuksia vaikuttaa missä ja miten palvelu tapahtuu. Jos yritys pystyy vastaamaan näihin odotuksiin tai jopa ylittämään ne, sillä on edellytyksiä luoda pysyviä, tyytyväisiä ja paikallisia asiakkaita. Tämä voi olla ratkaisevaa markkinoiden muuttuessa.

Nostamalla jokaisen työtilauksen laatua ja varmistamalla, että resurssit käytetään parhaalla mahdollisella tavalla, työnkulusta tulee selvästi tuottavampaa ja tehokkaampaa. Asiakkaat saavat nopeammin apua ja paremman sekä ammattimaisemman palvelukokemuksen. Sen lisäksi voit yksinkertaisesti näyttää asiakkaille välittäväsi heistä antamalla jatkuvaa tietoa tilanteesta.

3. Työskentele ennakoivasti

Kun kaikki tieto on yhdessä ja samassa järjestelmässä, päätökset on helpompi perustella datan perusteella eikä mututuntumalla. Esiintyykö kaupungin eteläpuolella olevassa kiinteistössä sama vika 20:nnen kerran? Mikä asia vie yleensä pidemmän ajan ja mitkä resurssit ovat käytettävissä alueella?

Kun työnkulku on hallinnassa jo alusta alkaen, on mahdollista työskennellä ennakoivasti ja sijoittaa resurssit sinne, missä ne ovat eniten hyödyksi. Tarvitseeko jokin tietty kone valvontaa tai kunnossapitoa vähintään kerran kuukaudessa? Luo automatisoidut työtilaukset niin, että voitte ajoissa suunnitella, kuka tekee mitä. Säilyttäkää laatu luomalla tarkistuslistoja, jotka pitää ruksata työtilauksessa niin, että oikeat asiat tulevat tehdyksi. Jos käytät työtilausten hallintaa suoraan CRM-järjestelmässä, saat lisäksi samasta paikasta lisätietoa asiakkaista, kuten historiatietoja aikaisemmista tapahtumista.

Tiivistettynä

Digitaalinen työtilausten hallinta ei auta yritystä ainoastaan luomaan laadukkaampia työtilauksia, vaan mahdollistaa myös paremman yhteyden työnjohdon, kenttätyöntekijän ja asiakkaan välillä.

Resurssit pystytään käyttämään paremmin, kun käytössä on tehokkaampi resurssienhallinta ja kaikki tieto on saatavilla yhdessä paikassa. Aikaa ja rahaa säästyy, ja asiakkaille pystytään todistamaan, miten asiakaspalvelu hoidetaan todella hyvin.

 

Lime Work Order -työkalu tarjoaa Lime CRM:n voimakkuuden ja joustavuuden yhdessä työmääräysten hallinnan ja saumattomien työvirtojen kanssa. Kaikki samassa järjestelmässä yksinkertaistamassa arkeasi.