Sähköinen allekirjoitus: 4 argumenttia epäilijöiden vakuuttami­seksi

Paperityöt, kustannukset – ja ennen kaikkea käytetty aika. Sopimusten allekirjoittaminen on jo pitkään ollut tarpeettoman mutkikas prosessi, mutta sitä sen ei todellakaan tarvitse olla. Jo 20 vuotta sitten sähköiset allekirjoitukset hyväksyttiin laillisesti sitoviksi vaihtoehdoiksi käsinkirjoitetuille allekirjoituksille, mistä kuuluu kiitos muun muassa ESIGN-laille ja sähköisiä allekirjoituksia koskevalle EU-direktiiville.

Nykyään yhä useammat yritykset käyttävät hyväkseen mahdollisuutta tarjota sähköisiä allekirjoituksia, minkä ansiosta sopimusosapuolten on erittäin helppo allekirjoittaa sopimuksia suoraan matkapuhelimelta tai tietokoneelta. Sen lisäksi, että sähköinen allekirjoittaminen säästää rahaa, aikaa ja energiaa, se on myös ympäristöystävällinen vaihtoehto, joka voi lisätä kilpailukykyänne. Sähköinen allekirjoittaminen tarkoittaa yksinkertaisesti etuja, joista muutamiin syvennymme seuraavaksi.

1. Missä tahansa, milloin tahansa ja (lähestulkoon) miten tahansa

Sähköinen allekirjoittaminen on helppoa. Sovitteko tapaamisia voidaksenne allekirjoittaa sopimuksia tai odotatteko postitse lähetettäviä sopimuksia, jotka sitten postitetaan takaisin? Tämä voi olla vain muisto menneisyydestä! Sopimusten vaivalloisen postittamisen sijaan voitte allekirjoittaa niitä suoraan tietokoneelta tai matkapuhelimelta. Sopimusten allekirjoittamiseksi ei siis ole väliä, istutko Bahaman rannalla vai odotatko bussia – se onnistuu kaikkialta. Ja jos allekirjoittavia osapuolia on useita, sekään ei ole ongelma, sillä kaikki heistä voivat allekirjoittaa sopimuksensa missä tahansa.

2. Säästä aikaa, rahaa ja energiaa

Aika on rahaa, kuten sanonta kuuluu. Sähköisen allekirjoittamisen avulla vältyt penkomasta papereita, jotka on tarkoitus lähettää, allekirjoittaa, skannata ja arkistoida. Sopimus on mahdollista allekirjoittaa hetkessä ja kun se on valmis – se on valmis kertaheitolla. Yritysten ei tarvitse enää tuhlata tunteja fyysisten asiakirjojen käsittelyyn, vaan sen sijaan koko sopimusprosessi hoituu muutamassa minuutissa. Forrester Consultingin tekemä tutkimus osoittaa, että sähköinen allekirjoittaminen nopeuttaa allekirjoittamista jopa 21-kertaisesti perinteiseen allekirjoittamiseen verrattuna. Mitä tämä merkitsisi yrityksellenne? Sitä, että kaikkiin vuoden aikana tapahtuviin myyntiprosesseihin suhteutettuna aikaa tulee säästymään rutkasti. Sen lisäksi vältytään myös tulostus- ja postituskuluilta ja ennen kaikkea hallinnolliseen työhön kuluvalta ajalta. Oma Lime eSign – työkalumme on kehitetty mahdollisimman yksinkertaiseksi ja se on integroitu Lime CRM -järjestelmään, jossa hoituu kerralla koko myyntiprosessi: niin sopimusvalmistus, viestintä kuin allekirjoittaminen.

3. Sähköinen allekirjoittaminen on synonyymi turvallisuudelle

Sähköisellä allekirjoittamisella on korkeampi turvallisuusaste verrattuna perinteisempiin vaihtoehtoihin, ja se vaikeuttaa väärentämistä huomattavasti. Sähköinen allekirjoittaminen yhdistetään usein sähköiseen henkilöllisyyden todentamiseen, jolla varmistetaan allekirjoittajan henkilöllisyys, ja jonka ansiosta sopimuksen vääristymisen riski vältetään. Kun voidaan varmistaa, että kaikki asiakirjat kootaan yhteen ja samaan järjestelmään, vältytään myös tärkeiden asiakirjojen hukkumiselta.

4. Tyytyväiset asiakkaat ovat kaikkien mieleen

Asiakkaat pitävät kaikesta, mikä on helppoa, ammattimaista ja sujuvaa. Yrityksellenne on erityisen tärkeää päästä näkemään, millaisia kokemuksia asiakkaat todella saavat ottaessaan teihin yhteyttä. Sähköisen allekirjoittamisen käyttö helpottaa molempia osapuolia ja kun yritys asettaa etusijalle kitkattoman asiakaskokemuksen jo allekirjoitusprosessin aikana, se lähettää tärkeän signaalin asiakkaalle. Yhteenvetona voidaan todeta, että digitaalisen ratkaisun tarjoamia ympäristöhyötyjä ei voi korostaa liikaa, mikä sinänsä voi merkitä pientä plussaa tämän päivän valveutuneille päätöksentekijöille. Ei ole ihme, että yhä useammat alkavat ymmärtää sähköisen allekirjoittamisen mukanaan tuomat todelliset edut.