Järjestelmä – ilo monille, välttämätön paha muille. Digitalisointi on johtanut siihen, että yhä useammat prosessit siirtyvät tietokoneille ja älykkäisiin ohjelmistoihin Excelin sijaan. Useimmissa tapauksissa uusiin järjestelmiin sijoittaminen on hyvä idea, ja se tehdään huolellisen harkinnan jälkeen – työntekijät kuitenkin kokevat uudet apuvälineet helposti rasittaviksi.

2000-luvun alussa tapahtuneen järjestelmien räjähdysmäisen kasvun myötä monet ovat alkaneet ottaa huomioon tämän riskin. Lisäksi uusien ohjelmistojen käyttöönotossa on suosittu tietoista maltillisuutta.

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on kenties yksi tunnetuimmista ja käytetyimmistä järjestelmistä liike-elämässä. Nykyään ERP on useimmiten niin kehittynyt, että sen erilaiset toiminnot ja integraatiot tarjoavat sekä asiakasrekistereitä että tilausten hallintaa ja ennusteita. Perusmuodossaan ERP on kuitenkin yrityksen hallinnollinen apuväline, joka kerää tietoja liiketoiminnan eri osa-alueilta useimmiten resurssien hallintaan liittyen.

CRM-järjestelmät puolestaan ovat asiakkaan näkökulmaan perustuvia järjestelmiä. Monet pyytävät apua sen selvittämiseen, tarvitaanko CRM:n tarjoamaa IT-tukea, kun organisaatio käyttää jo kattavaa ERP-järjestelmää. Tässä artikkelissa hahmotellaan siis, millä tavoin CRM ja ERP täydentävät toisiaan sekä sitä, miten niiden väliset integraatiot lisäävät kunkin järjestelmän arvon kasvua.

Mikä on ERP?

ERP ja CRM on jaettu eri luokkiin järjestelmäkielellä: back-office ja front-office. ERP on luokiteltu back-office-järjestelmäksi. Siihen kuuluu sellaisten toimintojen hallinta, jotka eivät liity suoraan asiakkaisiin: tuotantolinjat, henkilöstöresurssit, varastonhallinta, ostot ja niin edelleen. Front-office-järjestelmä taas rekisteröi ja hallitsee asiakkaiden vuorovaikutusta, kuten myyntiä, tukea ja yhteystietoja. Nykyään nämä eivät ole täysin erillisiä, koska virtaukset ja toimivuus ulottuvat joissakin tapauksissa koko ketjun läpi.

Ensimmäinen digitaalinen liiketoimintajärjestelmä ilmestyi monen muun asian tavoin 90-luvun IT-buumin aikana. Juuri silloin keksittiin yritysten resurssien suunnittelun käsite. Tarina ulottuu kuitenkin 1900-luvun teollistumisen alkuun, jolloin syntyi idea kerätä resurssi- ja tuotantotietoja tehtaan tuotannosta.

ERP:n tavoitteena on lisätä yrityksen kannattavuutta optimoimalla käytettävissä olevat resurssit ja vähentämällä kustannuksia.

Mikä on CRM?

Asiakkuudenhallinta, CRM, on ajatuksena hieman nuorempi ilmiö kuin ERP, mutta myös sen varhaiset järjestelmät ilmestyivät jo 90-luvulla. Kuten yllä on kuvattu, CRM-järjestelmät voidaan siten laskea front-office-järjestelmiksi, joihin rekisteröidään kaiken tyyppiset asiakasyhteydet uskollisuuden parantamiseksi ja suhteiden vaalimiseksi. CRM perustuu filosofiaan, jonka mukaan pitkään mukana pysyvät, tyytyväiset asiakkaat houkuttelevat uusia asiakkaita, koska he puhuvat paljon yrityksestä ja sen palveluista. Asiakastiedoissa olevan tilauksen avulla on mahdollista personoida viestintä, toiminta ja tarjoukset, minkä vuoksi CRM-järjestelmistä on tullut liiketoiminnan kannalta kriittisiä työkaluja monissa organisaatioissa.

Kun ERP keskittyy kustannusten leikkaamiseen ja resurssien optimointiin, CRM pyrkii lisäämään yrityksen kannattavuutta myynnin avulla.

ERP ja CRM

Erikoistuminen

Asiakassuhteiden vaaliminen on osoittautunut vahvaksi liiketoimintamalliksi. Vaikka ERP-järjestelmät tarjoavat joissakin tapauksissa yksinkertaisempaa asiakashallintaa, integraatiot toiminnanohjausjärjestelmän ja täysimittaisten CRM-järjestelmien välillä ovat yleisiä, ja niitä käytetään vastaamaan nykyaikaisten yritysten monimutkaisista liiketoimintaprosesseista.

Lisäksi suuntaus on kohti erikoistuneita integraatioita, mikä tarkoittaa, että tehottomat moduuliratkaisut jätetään suuremmaksi osaksi pois. Sen sijaan keskitytään yhä enemmän virtaviivaisten ja saumattomien siirtymien luomiseen eri toimintojen välillä. Siksi sillä on vähemmän merkitystä, että käytössä on loistava ERP-järjestelmä, ja sitäkin tärkeämpää on se, että tilaukset liikkuvat kätevästi muihin järjestelmiin, jotta voit siirtyä sujuvasti seuraavaan vaiheeseen.

Vältä pullonkauloja ja päällekkäisiä tietoja

Samalle raiteelle integroidun CRM:n ja ERP:n etuna on tietojen ja hallinnon hajauttaminen organisaatiossa. Esimerkkinä voi olla se, että myyntipiste, joka toimii toimistossa, käyttää CRM-järjestelmääsi. Oikealla integraatiomuodolla tiedot välitetään ERP-järjestelmään, minkä jälkeen esimerkiksi talousosasto ryhtyy back-office-toimintaan. Samoin älykäs yhteys CRM:n ja ERP:n välillä voi tarjota tukea esimerkiksi laskutushistoriaan liittyen.

Integroimalla CRM- ja ERP-järjestelmät tiedot jaetaan osastojen välillä, ja vältät pullonkaulat ja aukot työnkuluissa. Lisäksi vältät päällekkäiset tiedot, joita syntyy huonosti synkronoitujen järjestelmien takia, mikä johtaa nopeasti hallinnan menetykseen.

Järjestelmä, joka kasvaa kanssasi

Voi tuntua hieman liialliselta investoida niin kutsuttuihin täysimittaisiin toiminnanohjausjärjestelmiin ja CRM:ään. Onko todella järkevää resurssien kohdentamista investoida useaan eri järjestelmään? Vastaus on lyhyt: monissa tapauksissa kyllä. Lisäksi täysimittaiset järjestelmät eivät ole niin laajoja kuin miltä ne saattavat tuntua, vaan ne ovat pikemminkin vain sopeutuvampia. Tämä tarkoittaa sitä, että vältät tarpeettomia toimintoja, joita ei tarvita, ja kasvaessanne voitte lisätä uusia. Kuten aiemmin artikkelissa todettiin, virtoihin perustuvat mukautetut integraatiot ovat kaiken A ja O, jotta saat ohjelmistoinvestoinneillesi täydellisen arvon. Puhumattakaan kestävämmästä ja tehokkaammasta toimintatavasta yrityksen ja etenkin sen tietomäärän kasvaessa.

 

Pyörivätkö ERP-järjestelmät jatkuvasti mielessä? Lime CRM voidaan integroida yllä olevien järjestelmien lisäksi lukuisiin eri ERP-järjestelmiin. Tutustu meidän valikoimaan ja lue mitä ERP-integraatio CRM-järjestelmään voi saada aikaseksi.

ERP Connector