KPY Novapolis oli aikaisemmin osa isompaa konsernia, jonka kautta heillä oli käytössä kaikki tukijärjestelmät, kuten CRM-järjestelmä, talousjärjestelmä ja HR-järjestelmä. Konsernista irtautuminen oli iso haaste, sillä prosessit ja järjestelmät piti organisoida uusiksi yrityksen omien tavoitteiden mukaisesti.
CRM-järjestelmän hankintaprosessin he aloittivat tarvekartoituksella ja selkeällä ajatuksella siitä, mitä he olivat etsimässä. Aikaisempi CRM oli käytössä koko konsernin työntekijöillä ja se sisälsi kaikkien osastojen aktiviteetit, joka teki tiedon hausta hankalaa ja järjestelmän käytöstä hidasta, sillä tarvittava tieto löytyi vasta monen klikkauksen päästä. Tämän takia KPY Novapolis etsi helppokäyttöistä ja selkeää järjestelmää, jossa olisi juuri ne ominaisuudet ja näkymät, joita työntekijät käyttävät arjessa.