Isolle lapselle ikäisensä lelut

Movetecin lähtötilanne ensimmäistä CRM-järjestelmää hankkiessa oli se tavanomainen kasvavalle yritykselle, jossa ei voida enää toimia hiljaisen tiedon varassa niin kuin ennen. Tietoja asiakastapaamisista ja kaupoista oli Excel-tiedostoissa, ERP-järjestelmässä, Outlookissa ja missä vielä. Haluttiin järjestystä, seurattavuutta ja parempaa tiedon kulkua myyntitiimien sisällä. Konkreettisena esimerkkinä haluttiin välttää vaikkapa tilannetta, jossa eri myyjät kontaktoisivat samaa asiakasta toisistaan tietämättä ja antaisivat näin epäammattimaisen vaikutelman. Aluksi heillä oli käytössä toisen CRM-toimittajan ratkaisu, joka kuitenkin myöhemmin vaihdettiin Limeen.

Movetecin toimitusjohtaja Joonas Koski viittaa juuri työyhteisön kasvuun ja sen aiheuttamiin vaatimuksiin sekä kiteyttää, että ”myyntityössä on oltava luovuutta ja joustavuutta, mutta sen johtaminen vaatii prosessia ja vakioimista”. Ensimmäinen ja tärkein asia Movetecille oli saada asiakastapaamiset yhteen ja yhteiseen näkymään, jotta hänen myyjänsä saavat tolkkua työnsä järjestelemiseen. Toinen asia oli integroiminen muihin järjestelmiin, jotta kaikkea organisaatiossa saatavilla olevaa tietoa voitaisiin hyödyntää helposti. Järjestelmää valitessa Movetecille tärkeintä oli sen helppokäyttöisyys ja intuitiivisuus, jotta työporukalla olisi matala kynnys tutustua uuteen työkaluun ja hyväksyä se osaksi omaa arkeaan.

Alkujaan Movetecin CRM-ratkaisu oli yhteinen Addtech-ryhmän neljän suomalaisen sisaryrityksen välillä. CRM-järjestelmä saatiin kuitenkin jälkikäteen eriytettyä yrityskohtaisesti, ja niin Joonas sai vapaat kädet omien työvirtojensa mallintamiseen. Movetecin Lime CRM:ssä pyörii ERP-integraatio, jonka kautta myyjät saavat tarkasteltua kaikkia tarjouksia, tuotetietoja ja maksuehtoja suoraan käyttöliittymän kautta kirjautumatta itse ERP-järjestelmään. Tiimien sisällä jaetaan prujut ja asiakirjat (mm. hinnastot, tekniset piirustukset ja sopimukset) suoraan CRM-järjestelmässä. He ovat kehittäneet omat tapansa saada kulloinkin oleelliset tiedot esiin Lime CRM:n pikasuodattimien avulla.

”Meitä on nyt 43 henkeä; sitä on jo pakko tehdä asioita prosessinomaisesti.”

-Joonas Koski, Movetecin toimitusjohtaja

Ota yhteytta

Katse tiukasti tulevaan

Joonas Kosken mukaan projektista on saatu niitä hyötyjä, joita lähdettiinkin hakemaan. Tapaamiset on nyt dokumentoitu. Hajanaisia tietolähteitä, kuten Excel-tiedostoja, on jätetty yksitellen pois. Työvaiheita on mallinnettu CRM-järjestelmään, myyntitrendeistä saadaan nyt täsmällisemmin tietoa ja ennusteiden luominen on paremmalla tolalla. Movetecin asiakkaita silmällä pitäen toiminnasta on saatu skarpimpaa. Reagointi heidän tarpeisiinsa on nopeampaa, asiakastyö on paremmin koordinoitua ja puhutusta tai sovitusta on tieto tallessa siinäkin tapauksessa, ettei yksittäinen vastuumyyjä ole tavoitettavissa.

Koska tähän mennessä tulokset ovat olleet rohkaisevia, Movetecillä on suunnitteilla CRM-järjestelmän jatkokehitystä. Toiminnallisuuksista kiikarissa on ainakin Outlook-integraatio ja selainkäyttöliittymä (web client). Oman ratkaisun muokkaamistarpeista kiinnostusta on erityisesti laajempaan ja seikkaperäisempään projektinhallintaan. Suuret ja monivaiheiset asiakasprojektit voivat kestää parikin vuotta, ja niihin liittyy yhtä sun toista narujen pitämistä hyppysissä. Kaikessa uudessa suunnittelussa pidetään kirkkaana mielessä raportoinnin kehittäminen ja ERP-tiedon tehokas hyödyntäminen.

Tango on paritanssi

Tietojärjestelmää, jossa mallinnetaan ja helpotetaan juuri tietyn yrityksen työntekijöiden päivittäistä tekemistä, ei voida toimittaa asiakkaan ovelle kuin vessapaperipaalia. Saadakseen parhaan vastikkeen sijoitukselleen CRM-järjestelmän hankkijan pitää osallistua aktiivisesti ratkaisun määrittelyyn. Siihen käytetty vaiva maksaa itsensä kyllä takaisin.

Työyhteisö on oman työnsä asiantuntija, ja siksi on erittäin tärkeää, että asiakasyrityksessä on ihminen, joka kysyy omiensa parissa kysymyksiä, selvittää työporukan tarpeita ja toiveita ja koordinoi järjestelmän hyödyntämistä käyttöönoton jälkeen. Limellä sellaista asiakasyrityksen CRM-projektin hoitajaa, joka tekee innolla ja oma-aloitteisesti tätä työtä parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi, kutsutaan tulisieluksi .

Järjestelmätoimittaja Lime Technologiesin vastuumyyjällä Heidi Vallealalla on yksiselitteinen käsitys siitä, miksi Limen näkökulmasta projektissa onnistuttiin niin hyvin. Movetecillä oli projektissa mukana nimittäin omat tulisielunsa, jotka halusivat CRM-sijoitukselta paljon ja olivat valmiit laittamaan itsensä likoon. Ratkaisua rustaavilla Limen konsulteilla oli selkeä kuva tehtävästään ja luottamus omaan tekemiseensä, koska tieto asiakkaalta kulki kunnolla ja ohjaavaa palautetta saatiin projektin aikana.

Movetec Oy

Movetec Oy hoitaa koko tuoteketjua maahantuonnista koulutukseen mekatroniikan, automaation sekä IoT:n komponenttien, järjestelmien ja laitteiden alalla. Movetec pitää päämajaansa Vantaalla ja kuuluu Addtech-yritysryhmään yhdessä muiden alan kotimaisten toimijoiden kuten Kraftmekin , Elgoodin ja Stig Wahlström Oy:n kanssa.