CRM-hanke voi asiakkaasta ja toimittajasta riippuen venyä ja paukkua, tai sitten se hoidetaan tehokkaasti ja halliten. Päätöksenteon jälkeen toteutetaan projekti, jonka aikana muokataan ratkaisua, luodaan raportteja ja koulutetaan käyttäjät. Tämän projektin aikana CRM-hanke siirtyy toimittajalta asiakkaalle niin, että lopullinen ratkaisu on asiakkaan tarpeen mukainen ja heidän omistamansa.

Paras tapa käyttöönoton ja projektin onnistumiselle on tehokas viestintä. Viestimisen vaiheet työyhteisölle ovat ennen valintaa, valinnan jälkeen ja ennen käyttöönottoa.  Tämän lisäksi projektissa on mukana projektiryhmä. Parhaassa tapauksessa toimiva projektiryhmä oppii työskentelemään tiiminä ja pystyy ylläpitämään järjestelmän aktiivista käyttöä jatkossa. Projektiryhmä aloittaa projektin ensin sisäisellä suunnittelulla, ja sitten tapaamisella toimittajan kanssa.

Alla vinkit tehokkaaseen CRM-projektitapaamiseen ja sen toteuttamiseen.

Ennen tapaamista:

  • Päätä tapaamiselle aina vetäjä/projektipäällikkö.
  • Luo aikataulu, ja liitä siihen käsiteltävät osa-alueet. Lähetä kutsu ajoissa.
  • Tarvitseeko kaikkien osallistua? Selvitä roolit, jokaisella osastolla tulee olla oma edustaja.
  • Älä pidä tapaamista, jos kaikki eivät pääse paikalle.
  • Aseta oletukseksi, että kaikki valmistautuvat tapaamiseen (nakita ennakkotehtävä, usein tämän voi saada järjestelmän toimittajalta).
  • Määrittele miksi CRM on hankittu ja mikä on projektin tavoite.
  • Huomioi resurssit. Ensimmäisen tapaamisen jälkeen päätetään jatkopäivät heti. Varmista tulevat lomat ja poissaolot.
  • Jaa toivotut toiminnot ”Must have” ja ”Nice to have”-ominaisuuksiin. Ensin keskitytään pakollisiin toimintoihin.
  • Käykää ennen tapaamista läpi myyntiprosessi, tai ne prosessit joita varten CRM-järjestelmä on tulossa.
  • Viesti projektiryhmälle, mitä on valmisteltu ja mitä heiltä odotetaan.

Tapaamisessa:

  • Esitelkää roolit ja osallistujien odotukset sekä toiveet.
  • Käsitelkää osa-alueet osissa: asiakastiedot, myynti, markkinointi, dokumentit. Keskittykää vain käsillä olevaan tapaamiseen, työt tehdään toisaalla.
  • Älä tyydy pelkästi tavoitteiden saavuttamiseen. Miten voitte ylittää tavoitteet?
  • Ennen kotiinlähtöä, arvioikaa tapaamisen onnistuminen. Kuka toi arvoa, miten edistyttiin, mitä voidaan parantaa. Ketkä ovat mukana seuraavassa palaverissa?
  • Liian monta osallistujaa = isompi kokonaisuus hallittavaksi = sekasotku.
  • Sovi seuraava tapaaminen ja siihen mennessä toteutettavat tehtävät.
  • Aikatauluttakaa tulevat tapaamiset valmiiksi ja varatkaa ne henkilöiden kanssa kalenteriin.

Nämä vinkithän sopivat periaatteessa mihin tahansa tapaamiseen. Tärkeintä on, että mukana ei roiku porukkaa, jonka mielessä pyörii vain ”mitähän minä täällä teen, koska olikaan kahvitauko?

Juliste: Onnistu CRM-projektissasi

    Näin Lime käsittelee henkilötietoja