Kollegani Jimmy Andersson Göteborgin toimistostamme kirjoitti blogissaan ajatuksiaan siitä, miten yritykset voivat parantaa hankkimansa CRM-järjestelmän käyttöastetta. Siis saada rahalleen enemmän vastiketta.

CRM-järjestelmästähän on sitä enemmän hyötyä, mitä tunnollisemmin sinne kirjataan asioita. Käytännössä käyttöasteen kasvattaminen voi olla vaikeaa, sillä eri henkilöstöryhmillä yrityksen sisällä on usein erilaisia toiveita järjestelmän käytölle. Kertaan tässä omin sanoin muutamaa Jimmyn esittämää yksinkertaista huomiota, joita on hyvä pitää mielessä kaikissa CRM-projektin vaiheissa.

1. Historiamerkinnöille selkeä ohjeistus ja tavoite

Ihminen tyypillisesti pyrkii menemään siitä, mistä aita on matalin. Ainakin kaikkea toisarvoiseksi koettua pyritään välttämään. Muutenkin on kohtuutonta odottaa, että aivan kaikki työpäivän aikana tapahtunut tulisi kirjatuksi. Siksi kaikkien on tärkeää ymmärtää, mitä tapahtumien kirjaamisella tavoitellaan. Johdon ja järjestelmän ylläpitäjien tulee tiedottaa työyhteisölle kirjaamisen tavoitteista ja ohjeista. Pitää päättää, mitä tarkalleen ottaen järjestelmään kirjataan, ja mitä merkittyjä tietoja seurataan.

Sovitaan mahdollisimman selkeät ja helppotajuiset yhteiset tavoitteet ja ohjeet kirjaamiselle.

Esimerkkinä myyjä, jonka aikaansaamista arvioidaan myyntipuheluiden, asiakastapaamisten, lähetettyjen tarjousten ja vastaanotettujen tilausten määrässä. Myyjän on ilman muuta huolehdittava, että kaikki edellä mainitut toimet kirjataan järjestelmään. Tämä on lähtökohta; tämän lisäksi tulee arvioida, mitä muuta halutaan mitata ja saada tarkasteltavaksi jälkeen päin. Johdon ja työyhteisön tulee sopia vaivaton mutta riittävän yksityiskohtainen tapa kerätä jatkossa tarvittavat tiedot talteen alusta alkaen.

2. Yksinkertaisuus edellä

Muista säilyttää yksinkertainen työvirta. Jotta kirjauksien tekemiseen käytetty aika ei ylittäisi sitä hyötyä, joka kirjatusta tiedosta jatkossa saadaan, on sen oltava helppoa. Jos yksinkertaisen merkkinnän tekeminen olisi työlästä ja sen takia myyjä jättäisi yhden merkinnän päivässä tekemättä, se tarkoittaisi paria sataa puuttuvaa merkintää vuodessa yhtä työntekijää kohti.

Suosittelenkin asiakasta itsekin haastamaan CRM-toimittajaa esittämään mahdollisimman yksinkertaisia tapoja kirjata työvirran tapahtumia. Ylimääräiseen käsityöhön ei pidä käyttää liikaa työaikaa, eikä toisaalta ole varaa menettää asiakasta siksi, että yhdessä sovitut asiat ovat jääneet kirjaamatta ja sitten unohdettu.

3. Skaba pystyyn!

Monet ihmiset, etenkin myyntityössä, pitävät kisaamisesta. Mitä jos laittaisit vaikkapa kilpailun pystyyn käyttöönottovaiheessa ja hankkisit leffalippuja jakoon ahkerimmille myyntitoimenpiteiden kirjaajille? Se on halpa sijoitus, jos sillä saadaan ihmiset ottamaan tottumuksekseen tietojen kirjaamisen. Ahkeran käyttäjän tulee saada tunnustusta ja palautetta vaivastaan. Se saattaa motivoida muitakin. Jos sellainen on vaivaannuttavaa suomalaisessa kulttuurissa, esimiehet voivat keksiä muita luovia tapoja saada työporukka mukaan talkoisiin. Esimerkiksi raipparangaistukset laiskoille kirjaajille. No ei ehkä sentään.

Esimerkkejä CRM-järjestelmään kirjattavista tiedoista:

  • Historia: myyntitapaamiset, asiakaspuhelut, reklamaatiot, sisäiset kommentit
  • Tehtävät: mitä on luvattu, sovittu, mitä seuraavaksi, tarjousten seuraaminen, sopimusten uusinta, vuositarkistukset jne.
  • Myyntikirjaukset: uudet liidit, lähetetyt tarjoukset, voitetut kaupat, myyntiputken päivittäminen ja ylläpito
  • Asiakirjat: tarjoukset, sopimukset, sähköpostit
  • Markkinointi: toimenpiteet, vastaanottajalistat, ajankohdat, tehtävät ja tulleet liidit (kampanjan hyödyn mittaaminen)

Jos haluat kehittää CRM-järjestelmiesi käyttöastetta,
voit vaikka ladata julisteitamme tai pyytää demon!

Konkreettisia vinkkejä siihen, miten voit kehittää CRM-järjestelmäsi käyttöä, pitää paremmin huolta asiakkaistasi ja saada rahallesi enemmän vastiketta.

    Näin Lime käsittelee henkilötietoja